نصائح لكتابة ايميل رسمي بالعربي

يمكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني العادية وتسليمها بأي شكل من الأشكال ، ولكن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تتبع تنسيقًا معينًا. مع الأخذ في الاعتبار بعض النقاط المهمة حول التنسيق يمكن أن يجعل البريد الإلكتروني يبدو أفضل وأكثر احترافية.

تنسيق البريد الإلكتروني

دعونا نلقي نظرة على الخطوات المهمة التي يجب اتباعها عند كتابة بريد إلكتروني رسمي.

1. سطر الموضوع

اجذب الانتباه مع سطر الموضوع. الجزء الأول من البريد الإلكتروني الذي يراه المستلم هو موضوع البريد الإلكتروني. إذا لم تضعها بشكل جيد ، فأنت تخاطر بعدم فتح بريدك الإلكتروني إلا في وقت لاحق أو على الإطلاق. إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

اجعل سطر الموضوع محددًا وبسيطًا ومباشرًا. على سبيل المثال ، بدلاً من “تقرير التدريب الداخلي الذي طلبته” ، اكتب “تقرير التدريب الداخلي ، {date / week / month}”.
يجب أن يكون سطر الموضوع قصيرًا. من الناحية المثالية ، يجب أن يقف سطر الموضوع حول ست كلمات.
احتفظ بالكلمات الأكثر أهمية وغنية بالمعلومات في بداية سطر الموضوع.
استخدم علامات مثل رد أو عاجل أو إشعار لتضييق الموضوع أكثر. يعلم القارئ الخاص بك عن طبيعة البريد الإلكتروني الخاص بك.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

يمكن أن تكون بعض الأمثلة على سطور الموضوعات الجيدة في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية:

• بيانات التسويق لشهر يوليو 2018
• ميزانية التسويق ، أكتوبر 2018
• قائمة المستقلين الجدد
• استعلام عن المعلومات المفقودة في المستند

2. التحية

يتم توجيه كل بريد إلكتروني تجاه شخص ما. ابدأ بريدك الإلكتروني الرسمي بمخاطبة المستلم بطريقة تتناسب مع علاقتك به.

بالنسبة للأشخاص الذين لا تعرفهم أو لا تعرف أسماءهم ، استخدم “لمن يهمه الأمر” .

بالنسبة لكبار المسؤولين ، التزم بتعيينهم أو اتبعه باسمهم ، على سبيل المثال ، “إلى المدير”.
>

3. نص البريد الإلكتروني

النص الأساسي هو الجزء الرئيسي من بريدك الإلكتروني. من المهم اتباع نمط معين عند كتابة نص بريدك الإلكتروني.

يجب أن تحدد الفقرة الافتتاحية أسلوب البريد الإلكتروني وسببه. قدم نفسك إذا كنت شخصًا غريبًا عن الشخص الذي تكتب إليه ، وقم بتدوين سبب كتابتك له.
على سبيل المثال ، يمكنك البدء بـ “My name is Abc ، وهذه الرسالة الإلكترونية بالإشارة إلى A.” أو “هذا بالإشارة إلى ميزانية التسويق كما نوقش في الاجتماع”.

وضح سؤالك أو استجابتك بشكل شامل قدر الإمكان. اكتب بطريقة سهلة الفهم ، ولكن في نفس الوقت ، لا تفقد وجهة نظرك في تقديم معلومات غير ضرورية. قل فقط ما هو مطلوب.

يجب أن يدعم إغلاق البريد الإلكتروني طبيعة بريدك الإلكتروني. إذا كنت تطرح سؤالًا ، فاقرب شيئًا مثل “آمل الحصول على إجابة منك قريبًا” ، أو “نتطلع إلى الاستماع منك قريبًا” ، وإذا كنت تتناول سؤالًا ، فقم بإنهاء “آمل أن أجبت بما فيه الكفاية على استفسار .

. التوقيع

هذه هي الكلمات الأخيرة في بريدك الإلكتروني ، وهي قادرة على تكوين انطباع دائم على القارئ.

قم بالتوقيع بكلمة أو عبارة بسيطة ، والتي تعبر عن الاحترام. الخيارات الآمنة هي “أطيب التحيات” أو “مع خالص التقدير” أو “أطيب التحيات” أو ببساطة “شكرًا”.
إذا كنت تكتب لشخص ما لأول مرة أو لشخص ليس زميلًا أو كبيرًا ، فاستخدم اسمك بالكامل.
قدم اسمك بمعلومات الاتصال. يكفي رقم هاتفك و / أو عنوان عملك.
إذا كنت تكتب نيابة عن أو كموظف في مؤسسة ، فتأكد من ذكرها مع تفاصيل الاتصال المناسبة
لجعل توقيعك أكثر فعالية ، يمكنك أيضًا اختيار أو تصميم قالب جذاب.

نصيحة: كن على اطلاع دائم ولا تستخدم تنسيقات كتابة الرسائل القديمة. ليست هناك حاجة لكتابة تاريخ عند استخدام وسائط الاتصال الإلكترونية.