7 نصائح لتحسين خدمة العملاء

خدمة العملاء هي واحدة من أهم الإدارات في أي عمل لأنها تتعامل مباشرة مع الجمهور.

لهذا السبب ، يبحث العديد من رواد الأعمال باستمرار عن طرق لتحسين خدمة العملاء

من خلال استراتيجيات جديدة أو باستخدام أدوات لتحقيق هذا الهدف.

1. الاستثمار في تدريب الفريق

تتطلب جودة الخدمة عملاً متينًا من الموظفين المشاركين في هذا القطاع.

لذلك ، من الضروري تدريب فريق خدمة العملاء وإدراكه لأهميته الخاصة لنجاح العمل بأكمله ،

سواء عند إجراء عملية بيع أو في سيناريوهات ما بعد البيع.

يجب أن يكون موظفو خدمة العملاء مدربين تدريباً جيداً وأن يعرفوا أن أدوارهم لديها القدرة على زيادة معدلات التحويل بشكل كبير ، وبالتالي ضمان نمو المبيعات وزيادة الأرباح.

يمكن لفريق غير مستعد للتعامل مع الجمهور أن يحدث فرقًا بطريقة سلبية ،

مما يؤدي إلى تقديم شكاوى وخسارة في الأرباح ومشاكل خطيرة أخرى.

2. تقديم الخدمة بسرعة وكفاءة

لا يوجد شيء أسوأ بالنسبة للمستهلكين من الخدمة البطيئة وغير الفعالة والمشاكل.

وبالتالي ، فإن تحسين خدمة العملاء يعني إيجاد حلول أسرع وأكثر دقة ،

وتحديد المشكلة بسرعة من أجل توفير المعلومات التي من شأنها حل المشكلة.

تعتبر الخدمة كأداة دعم حساسة فيما يتعلق بهذه النقطة ،

لأن المستهلكين يشعرون بالفعل بالضعف وعدم الصبر حيال المشكلات التي تؤثر عليهم.

 

3. كن هادئا وكن صبورا

كما أوضحنا في النصيحة السابقة ، عادةً ما تتم خدمات الدعم في المواقف التي يشعر فيها العملاء بعدم الارتياح ويبحثون عن مساعدة لحل المشكلة.

بهذا المعنى ، من الشائع جدًا أن يواجه الموظفون المسؤولون عن هذا الاتصال مع الجمهور المواقف التي تكون فيها المرونة والصبر حاسمة.

وبالتالي ، فإن معرفة كيفية استخدام التقنيات النفسية لإيصال الهدوء والسكينة إلى العملاء

يمكن أن يساعد في توضيح الموقف ، وتسريع فهم المحترف من أجل إيجاد حل سريع.

إن خلق تعارض مع أحد العملاء هو موقف غير سار للغاية يجب تجنبه بأي ثمن.

يمكن أن يؤدي ذلك فقط إلى خسارة العمل ، نظرًا لأن نقد هذا العميل سيشوه اسم الشركة.

4. إنشاء قنوات اتصال جديدة

لا تزال خدمات العملاء التقليدية التي تتم عبر الهاتف واحدة من أكثر القنوات استخدامًا لأنواع مختلفة من الشركات في جميع أنحاء العالم.

ومع ذلك ، فإن هذا المنطق قد تغير بسرعة.

يتم استبدال المكالمات الهاتفية بحلول الإنترنت ، مثل تطبيقات المراسلة وبث الدردشة والوسائط الاجتماعية.

وبهذا المعنى ، فإن تحسين خدمة العملاء مهمة تتطلب تحديث قنوات الاتصال التي يستخدمها عملك مع جمهورك.

في الوقت الحاضر ، تعتبر العلامة التجارية التي لا تمتلك موقعًا على الويب وملفًا على Facebook أو Instagram غير مقبولين.

تعمل هذه المنصات كقناة حصرية لخدمة العملاء ، مما يتيح مزيدًا من المرونة والراحة للجمهور

، خاصةً عندما يؤدي التأخير القصير في خدمة المستهلك إلى استياء كبير.

5. اظهار الثقة
عند خدمة العملاء ، يحتاج المحترفون إلى إظهار الثقة فيما يتعلق بمعرفتهم.

هذا يعني أنه من الضروري نقل ، في أنماط المعلومات والكلام ، موقفًا قادرًا على حل أي نوع من المشاكل قد يواجهه العملاء ، دون أي تردد.

محترف واثق مكرس لتقديم المساعدة اللازمة للعملاء قادر على كسب انتباههم وحتى إعجابهم.

إلى جانب هذه الخصائص ، فإن كونك لطيفًا ومفيدًا هو سمة يمكن للمهنيين العمل عليها من أجل مواصلة تحسين خدمتهم.

6. كن صادقا.

في الوقت الحاضر ، يعرف الجميع أو على الأقل لديه فكرة جيدة عن حقيقة أن العمل الذي يؤديه متخصصو خدمة العملاء يتبع كتيبًا يتناول معظم الأسئلة التي طرحها الجمهور.

لذلك ، عندما تكون خدمة العملاء حول موضوع يتجاوز ما هو مشمول في الدليل ،

يجب أن يكون المحترف صادقًا مع العملاء ، ويطلب منهم التحلي بالصبر حتى يمكن حل هذه المشكلة من قبل شخص متخصص في هذا الموضوع.

إذا تعذر حل المشكلة على الفور ، فيمكن للخدمة العملاء تبني نفس الموقف والوعد بالاتصال بالعميل قريبًا.

يمكن استخدام هذا الموقف في المواقف التي يكون فيها توضيح العميل غير واضح.

وبالتالي ، إذا لزم الأمر ، من الضروري أن تطلب منهم شرح الموقف مرة أخرى وتقديم أكبر عدد ممكن من التفاصيل.

هذا النوع من الإزعاج المؤقت أفضل بكثير من توسيع حالة خدمة العملاء التي بدأت دون كل المعلومات الممكنة ، في خطر أن تصبح مضيعة للوقت لكلا الطرفين.

لذلك ، من الضروري تأكيد جميع المعلومات حول المشكلة المعنية قبل متابعة بروتوكولات خدمة العملاء.

7. التركيز على رضا العملاء

لا يمكن دائمًا تلبية طلبات العملاء بالسرعة والفعالية التي يريدونها.

في العديد من الحالات ، تتطلب المشكلات التي يتم تناولها حلاً يستغرق وقتًا أطول ، مما قد يؤدي إلى عدم الرضا المبدئي.

ومع ذلك ، كلما كان ذلك ممكنًا ، من المهم للغاية توضيح كل شيء للعملاء فيما يتعلق بطلباتهم ، وإطلاعهم على العمليات والخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك ، وبالتالي السماح بفهم أفضل من الطرفين.

وبالتالي ، وبقدر ما يبدو الموقف صعبًا ، فإن هذا النوع من المواقف يعزز رضا العملاء ،

والذي يجب أن يكون دائمًا محور علاقة خدمة العملاء. ينتج عن ذلك تقييم إيجابي ووضع أفضل لعملك فيما يتعلق بتصور الجمهور.

من أجل تحسين خدمة العملاء ، تعد مهارات العلاقات الشخصية الجيدة هي الأهم لأي محترف.

ومع ذلك ، ستلاحظ أنه من غير الممكن دائمًا إرضاء جميع العملاء. لكن لا تظن أن هناك مشكلة في نهاية عملك. يمكنك دائمًا استخدام تجربة سيئة للتحسين.